Salvo Reina
Politiche dei ruoli e delle responsabilità : formazione e aggiornamenti tecnologici In qualunque sistema qualità è prioritario avere un committment chiaro e formalizzato dalla proprietà. Una politica della qualità ufficiale (o più politiche di settore nei casi di nosocomi pubblici con dipartimenti separati), deve essere sottoscritta con un mandato formale corredato e supportato da una pletora di documenti di delega e di nomina per ognuno dei ruoli previsti. Smitizzando e semplificando, una struttura ha in genere una carta dei servizi nella quale troviamo già un testo della politica della qualità (anche solo una semplice declamazione di principi), con un organigramma, un inventario dei servizi e auspicabilmente un sinottico delle responsabilità e dei ruoli del personale.
Nei centri di maggiore consistenza e fama, possiamo trovare anche un annual report nel quale sono descritti i criteri di audit e misurazione della qualità, un piano di miglioramento continuo con obiettivi e impegni programmati. Un consulente di seconda parte, molto spesso non deve reinventare, semplicemente adotta e revisiona documenti già disponibili e attività comunque svolte (Es. compagine dei ruoli sanitari).
Per il quadro normativo, un CPMA deve avere un responsabile di struttura, un responsabile di laboratorio e uno del sistema qualità.
Se appare ovvio il perché i primi due ruoli debbano essere necessariamente attribuiti a persone diverse, risulta meno immediato il formalismo con il quale questi ruoli devono essere nominati (Art. 17). La formalizzazione di una delega con a tergo un foglio di nomina e/o incarico, è il modo migliore di dimostrare una atto “per iscritto” (dati autenticati della persona e corrispondente firma in calce all’incarico).
Anche se certamente non vincolante per la norma ai fini di una ispezione, questo aspetto non è marginale. Si pensi alla indesiderata ipotesi di una controversia e/o disputa legale con una coppia che, ad esempio, denunci anche solo presuntivamente, di aver subìto un mix up (non è importante in questo contesto sapere quale!).
Sappiamo che la responsabilità ultima è quella del Responsabile di Struttura, eppure il problema potrebbe essersi verificato durante la routine laboratoristica del campione, o quella embriologica o ancora, nella fase di etichettatura e tracciabilità della criopreservazione.
Quale che sia lo scenario, la posizione della struttura sarà difendibile solo se tutte le corresponsabilità di ruolo nei vari ambiti di competenza sono dimostrate per iscritto. Attenzione ad utilizzare le stesse prassi per tutte le altre figure e i ruoli di collaboratori deputati al funzionamento del processo nel suo complesso (o di uno dei sottoprocessi). Tutti gli operatori, anche quelli con mansioni accessorie (Es segretariali con i pazienti, attività di pulizia, manutentive e approvigionamenti vari), devono avere documentata esperienza, comprovato livello di aggiornamento nella mansione ricoperta e un incarico per iscritto (attenzione alla “doppia copia” dell’originale). Alla documentazione cui si alludeva nel paragrafo precedente, verranno quindi allegati documenti quali : curricula, attestati, verbali di intervista ed estratti di incontri formativi (previsti anch’essi dalla legge all’ Art. 18). Mai dimenticare che sottesa alla strutturazione delle risorse umane esiste l’intera politica di formazione e informazione; questa, a sua volta, è allineata con l’aggiornamento tecnologico e porta alla consapevolezza della rilevanza del proprio operato nei confronti di un flusso complessivo di tutta l’attività del CPMA (politica di sensibilizzazione; sez B p. 3.1 LG CNT).
Evidentemente, nel documentale del sistema ci saranno anche gli attestati e quant’altro utile a dimostrare il grado di accreditamento dei profili personali.
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